A digitalizálás a digitális szóból ered, „átalakítás digitális formátumúra” jelentéssel, az folyamat, amikor egy fizikai mennyiséget valamilyen módon számítógéppel feldolgozhatóvá teszünk. A fizikai dolgokat valamilyen módon jellemezni kell digitális formában ahhoz, hogy azokkal a számítógépek dolgozni tudjanak.

A látható kép lényegét tekintve analóg információ. A képek számítástechnikai feldolgozásának első lépése a látvány számjegyekké alakítása, digitalizálása. Ezt a műveletet végzik el a szkennerek és a digitális fényképezőgépek.

A digitalizálás igénye először a kulturális emlékezetet őrző intézmények, vagyis a könyvtárak, levéltárak és múzeumok tevékenységénél merült fel. Sok esetben az eredeti példány védelmét is szolgálja, hiszen így kevesebbszer kell azt kézbe venni. Ma már ez a tevékenység széles körű nemzetközi együttműködések formájában zajlik.

Ma már az is gyakori, hogy az üzleti szféra is bekapcsolódik a nagy tömegű digitalizálási munkákba és azok finanszírozásába – elég, ha csak a Google 2004-ben indult könyvszkennelő projektjét, vagy a NARA (US National Archives and Records Administration) és az Amazon filmdigitalizáló vállalkozását, vagy az Open Content Alliance együttműködést (Microsoft, Adobe, Yahoo!) említjük példaként.

Nem meglepő tehát, hogy mindinkább előtérbe kerülnek az üzleti élet egyéb területei is. A stratégiák alakítói, a finanszírozók és az intézményvezetők számára egyaránt fontos, hogy rendszeresen begyűjtött és kiértékelt, egymással összevethető adatokat kapjanak üzleti érdekeltségük területeiről.

A digitalizálás hatása azonban szélesebb körű és hosszabb távú, mint maga a digitalizálási folyamat, ezért stratégiai menedzsment kérdéseket is felvet: például projekttervezés, kockázatkezelés, kiszervezés, partnerkapcsolatok építése, finanszírozási problémák, minőségbiztosítás, emberi erőforrások menedzselése.

Van egy harmadik fajta, szolgáltatásközpontú megközelítés is, amely a digitalizálást csak egy eszköznek tekinti ahhoz, hogy az adott intézmény minél jobban elláthassa a küldetését és kiszolgálhassa a felhasználóit.

Ami a digitalizálási folyamat egyes fázisait illeti két nagy csoportba sorolhatók azok a részterületek, amelyek a a digitalizálás technikai-technológiai folyamatait illeti.

1. stratégiai menedzsment
2. információforrás-menedzsment.

Előbbihez olyan kérdések tartoznak, mint a digitalizálási politika kialakítása, a fenntarthatóság, a pénzügyi, emberi és technikai erőforrások megteremtése; utóbbihoz pedig a digitális tartalom előállítása, feldolgozása, tárolása, a hozzáférés biztosítása stb.

A digitalizálási célra adható válaszokat három jellemző csoportba lehetett sorolni: a hozzáférés elősegítése (pl. oktatási vagy kutatási célokra), belső dokumentum gazdálkodás (pl. dokumentumszolgáltatás, raktári tárhely megtakarítása, bevételszerzés), és megőrzés (pl. állományvédelem, elavult hordozókról való migrálás).

A digitalizálás nem pusztán technikai folyamat, hanem egy sor stratégiai, dokumentumkezelési, pénzügyi és egyéb jellegű döntés és cselekedet, annak érdekében, hogy a különböző intézmények, vállalkozások jobban tudják teljesíteni küldetésüket.

A digitalizálás elméleti fejtegetése után, nézzük meg a mai magyar valóságot!

1. A vállalkozások döntő hányada a mai informatikai dokumentumkezelési lehetőségeket nem használja ki.
2. Nincsenek a társaságra jellemző strukturált adatbázisok.
3. Egymástól elszigetelten működő szoftver “szigetek” eredményei, statisztikailag elkülönülő struktúrában jelennek meg, nem adnak lehetőséget a teljes vállalkozásra jellemző hatáselemzésre, kockázatkezelésre, gazdasági számítások gyors, pontos végrehajtására.
4. Nincs hitele a csak elektronikus formában megjelenő dokumentumoknak, és hiányzik a motiváltság az erre való áttérésre.
5. Sikertelenségre van ítélve az a szándék, ha valaki “papírmentes” irodát akar létrehozni. Az emberek szeretik a kézzelfogható dolgokat, és ne akarjuk meggyőzni ennek ellenkezőjéről, csak tanítsuk meg arra, hogy a mai korszerű informatikai eszközök birtokában nem érdemes kinyomtatni mindent, amit elektronikus adathordozón is tárolhatunk.
6. Ne legyünk “cső látók”. Természetesen a digitalizálás szükségességének elve nem ütközik abba, hogy fontos szerződéseinket, dokumentumainkat, bizonyítványunkat, diplománkat díszes papíron ne őrizhessük, inkább motiváljuk az embereket, hogy akár saját, akár társasági dokumentumaikat a kor technikai fejlődésének megfelelő módon, környezetkímélő, és kevesebb mennyiségben, ne papíron állítsák elő.
7. Vállalkozások vezetői alapvető hibát követnek el, ha nem tulajdonítanak kellő fontosságot a társaság informatikai rendszerének szabályozatlan, elburjánzott, kezelhetetlen adatállományának kialakulásában.
8. A társaságok vezetőinek felelőssége, hogy minél gyorsabban terjedjen az elektronikus ügyintézés, dokumentum kezelés és nem utolsó sorban a rendezett, és rendszeres archiválás.
9. A vezetők jelentős hányada nem kíméli társaságát a papírhegyek előállításától, és nem támogatja kellő odaadással a hiteles dokumentumok előállításának rendszerét.

Társaságunk hiszi, hogy rendezett informatikai háttérrel, digitális dokumentáció kezeléssel, archiválással rendelkező vállalkozások jelentősen növelhetik piaci értéküket, pozíciójukat.

Bízunk abban hogy ehhez az Avionix Bt. dokumentum digitalizálási javaslataival, valamint meglévő, nagy mennyiségű régi, de még szükséges információval rendelkező papíralapú dokumentumok digitalizálásával hozzá tud járulni.

Hívjon bennünket és mi segítünk!